Как да съставим работен график за ефективно управление на времето
Като мениджър вие несъмнено имате задачата да разработвате работни графици и да наблюдавате работното време на вашите работници. Въпреки че това не е трудоемка задача, трябва да я изпълните правилно и ние сме тук, за да ви напътстваме с това. Така че, ако питате откъде да започнете с това? Вероятно имате много въпроси, особено ако сте нов в управлението на екипи. Притеснения относно това какво представлява идеалният работен график. Без допълнително обсъждане, нека сега започнем това ръководство, както ви учим как да създадете работен график по общи и най-добри начини.
- Част 1. Защо да създавате работен график
- Част 2. Най-добрият начин за създаване на работен график
- Част 3. Как да начертаете диаграми за работен график
- Част 4. Видове работен график
- Част 5. Често задавани въпроси за това как да създадете работен график
Част 1. Защо да създавате работен график
Създаването и спазването на последователен работен график е от съществено значение за управлението на успешен бизнес, голям или малък. По този начин всеки от вашия екип разбира кога се очаква да работи. След това членовете на вашия екип могат да планират своите работни графици или смени на търговските служители предварително, за да избегнат пропускане на работа или смени с недостатъчен персонал. Оптималният работен график осигурява на вашата организация различни предимства, включително:
• Намалено текучество на служители: Служителите разбират кога се очаква да работят и могат да управляват парите и личния си живот по подходящ начин. Когато работите по нередовен график, внимателното планиране е от съществено значение.
• Подобрява производителността на служителите: задайте график за изпълнение на дейностите. Работните графици също така улесняват идентифицирането на здравословни проблеми и проблеми със служителите, които пристигат късно.
• Поддържане на баланс между работа и личен живот: Несигурният работен график понякога кара служителите да работят твърде много и да пренебрегват личния си живот. Благодарение на подобрените процедури за планиране, служителите вече няма да трябва да мислят за работа, докато не работят.
Част 2. Най-добрият начин за създаване на работен график
Идеалният начин за съставяне на работен график включва няколко критични елемента, които гарантират, че той е ефективен и задоволява изискванията както на фирмата, така и на нейните служители. Ето една обичайна процедура.
• Разберете вашите нужди: Започнете, като прегледате работното натоварване, наличността на служителите и работното време. Определете кои часове са най-натоварени и кои изискват най-малко покритие.
• Задайте ясни очаквания: Определете задачите, отговорностите и очакваното работно време на всеки служител. Уверете се, че всеки знае какво се очаква от него.
• Използвайте инструмент за планиране: Създайте и управлявайте своя график с помощта на планиране софтуер за работен процес или инструменти като Excel, MindOnMap и Word. Тези инструменти могат да помогнат за автоматизиране на процеса и намаляване на грешките.
Част 3. Как да начертаете диаграми за работен график
Във втората част на тази статия обсъдихме най-добрия начин за създаване на работен график. По третата точка ни беше напомнено да използваме страхотен инструмент за планиране. С това екипът препоръча идеалния инструмент за вас: невероятното MindOnMap. Този многофункционален инструмент за картографиране на ума предлага функции, които могат да ви помогнат лесно да начертаете диаграма на работния си график.
MindOnMap предлага невероятно широки функции, които могат да ни помогнат да създадем различни диаграми и диаграми, като работен график. Може да ни помогне да управляваме времето си. Освен това, ако вие сте мениджър, тогава можем да използваме този инструмент, за да представим работните графици на нашия екип във визуално привлекателен подход. Нека сега видим как е възможно.
Отворете софтуера MindOnMap на вашия компютър. От неговия интерфейс щракнете върху бутона Нов и изберете Блок-схема.
Сега можем да влезем в работното пространство. Моля, щракнете върху фигурите, които искате, и ги подредете според предпочитания от вас дизайн.
След това добавете етикета на всяка форма в зависимост от вашия работен график. След това го финализирайте, като изберете стилове и тема, преди да щракнете върху Запазване бутон.
Тези прости стъпки могат да ви дадат визуална представа за работния график. Вече можем да видим, че инструментът е ефективен и наистина може да ни помогне да визуализираме това, от което се нуждаем. Ако искате, използвайте тези шаблони и редактирайте работния график според волята си.
Част 4. Видове работен график
Всяка фирма има различни изисквания и графикът от девет до пет е подходящ само за някои. Бизнесите, които изискват 24-часов персонал или имат други неотложни проблеми за решаване, често използват смени, за да увеличат максимално производителността. Най-популярните видове на графици на работния процес са показани по-долу без определен ред:
График на смяна на Dupont
Графикът на смени на Dupont е популярен сред полицейски участъци, здравни заведения и други 24-часови фирми. Този план включва четири отделни екипа, работещи на две 12-часови смени. Дневните и нощните смени са планирани на четириседмична ротация. В продължение на четири седмици персоналът по график на Dupont ще работи, както следва.
• Един почивен ден.
• Три нощни смени
• Три почивни дни.
• Четири нощни смени
• Три почивни дни.
• Тридневни смени.
• Четиридневни смени.
• Седем почивни дни.
2-2-3 График
Графикът 2-2-3 също е популярен избор за сектори, които изискват 24-часов персонал. Тази система използва постепенен 28-дневен цикъл на ротация, като всеки служител работи на 12-часови смени всеки ден. Типичен график за четири отбора е както следва.
• Двудневни смени.
• Два почивни дни.
• Тридневни смени.
Работен график на пълен работен ден
Работният график на пълен работен ден изисква хората да работят между осем и десет часа на ден, вариращи от нормалните 40 до 50 часа на седмица. Като се има предвид продължителното им работно време, служителите на пълен работен ден обикновено получават различни предимства от работното си място. Те често включват здравно осигуряване, отпуск по болест и пенсионни планове.
Повечето графици на пълен работен ден включват една и съща смяна всеки ден. Смените са различни, но служителите често работят от 34 до 40 часа всяка седмица. Неосвободените служители на пълен работен ден получават заплащане за извънреден труд, когато работят повече от 40 часа. Наетите членове на екипа, въпреки че печелят повече пари, са изключени от извънреден труд.
Работен график на свободна практика
Работниците на договор или на свободна практика използват графици за работа на свободна практика. Тези служители често работят без предварително определен график, докато проектите им бъдат завършени. В определени случаи правителствата забраняват на бизнеса да насочва кога или къде работи фрийлансър.
Работен график на непълно работно време
Работните графици на служителите на непълно работно време не отговарят на изискванията на местоположението за служители на пълен работен ден. В Съединените щати служителите имат 30 или по-малко гарантирани часове на седмица. Техният работен график може понякога да се променя, за да включва допълнителни или дори извънредни часове.
Част 5. Често задавани въпроси за това как да създадете работен график
Какъв е работният график 5 4 9?
Работният план 5-4-9 е двуседмичен компресиран график, в който служителите работят четири 9-часови дни и един 8-часов ден през първата седмица, след това четири 9-часови дни и един почивен ден през втората седмица. Това означава един допълнителен почивен ден на всеки две седмици.
Как да създам личен работен график?
За да създадете персонализиран работен календар, първо определете своите задължения и приоритети. Определете работното си време, разпределете време за всяка задача, правете редовни почивки и редовно преглеждайте графика си, за да направите необходимите корекции. Календарите и Excel могат да ви помогнат да организирате по-добре графика си.
Excel има ли шаблон за работен график?
Да, Excel предоставя шаблони за работен график. Можете да ги намерите, като отворите Excel и щракнете Файл, след което отивам на Нов, и търсене на работен график или седмичен график. Можете да промените тези шаблони, за да отговарят на вашите работни изисквания.
Какъв е редовният ви работен график?
Служителите на пълен работен ден са най-склонни да следват конвенционалния работен график, който обикновено продължава от понеделник до петък от 9 сутринта до 17:00 ч. Други често срещани графици на пълен работен ден включват работа по 10 часа на ден за четири дни в седмицата или 6,5 часа на ден за шест дни дни в седмицата.
Какъв е седмичният работен график?
Седмичният работен план позволява на мениджърите да разпределят времевите интервали между членовете на екипа, за да отговарят на нуждите на компанията и служителите. Някои факти, които трябва да вземете предвид, докато правите седмичен график, са максималната продължителност на смяната, периодите на наличност на персонала, трафика и работното натоварване.
Заключение
Това са подробностите, които трябва да знаем за нашия работен график. Можем да видим по-горе същността му и най-добрия начин да го създадем. Ето защо се надяваме, че инструментът MindOnMap може да ви помогне с работния ви график.
