Effektiv vaxtın idarə edilməsi üçün iş qrafikini necə tərtib etmək olar

Bir menecer olaraq, şübhəsiz ki, iş qrafiklərini hazırlamaq və işçilərin iş saatlarına nəzarət etmək işiniz var. Baxmayaraq ki, bu çox vaxt aparan iş deyil, siz onu düzgün şəkildə tamamlamalısınız və biz bununla sizə rəhbərlik etmək üçün buradayıq. Beləliklə, soruşsanız, bununla haradan başlamaq lazımdır? Çox güman ki, çoxlu sualınız olacaq, xüsusən də komanda idarəçiliyində yenisinizsə. İdeal iş qrafikinin nədən ibarət olması ilə bağlı narahatlıqlar. Əlavə müzakirə etmədən, sizə öyrətdiyimiz kimi indi bu təlimata başlayaq iş qrafikini necə yaratmaq olar ümumi və ən yaxşı yollarla.

• Hissə 1. Niyə İş Cədvəli Yaradılmalıdır
• Hissə 2. İş qrafiki yaratmağın ən yaxşı yolu
• Hissə 3. İş qrafiki üçün diaqramları necə çəkmək olar
• Hissə 4. İş qrafikinin növləri
• Hissə 5. İş Cədvəlini Necə Yaratmaq haqqında Tez-tez verilən suallar

Hissə 1. Niyə İş Cədvəli Yaradılmalıdır

Ardıcıl iş qrafiki yaratmaq və ona riayət etmək, böyük və ya kiçik biznesin uğurlu aparılması üçün vacibdir. Beləliklə, komandanızdakı hər kəs onların nə vaxt işləməsi gözlənildiyini anlayır. Komanda üzvləriniz daha sonra öz iş cədvəllərini planlaşdıra və ya işdən qaçmaq və ya kadr çatışmazlığından qaçmaq üçün işçi növbələrini əvvəlcədən planlaşdıra bilərlər. Optimal iş qrafiki təşkilatınıza müxtəlif üstünlüklər verir, o cümlədən:

• Azaldılmış işçi dövriyyəsi: İşçilər nə vaxt işləmələri gözlənildiyini anlayır və pullarını və şəxsi həyatlarını lazımi şəkildə idarə edə bilərlər. Qeyri-müntəzəm cədvəl üzərində işləyərkən diqqətli planlaşdırma vacibdir.
• İşçilərin məhsuldarlığını artırır: fəaliyyətlərin tamamlanması üçün cədvəl təyin edin. İş qrafikləri həm də sağlamlıq problemlərini və gecikən işçilərlə bağlı problemləri müəyyən etməyi asanlaşdırır.
• İş-Həyat balansının qorunması: Qeyri-müəyyən iş qrafiki bəzən işçilərin çox işləməsinə və şəxsi həyatlarına etinasız yanaşmasına səbəb olur. Təkmilləşdirilmiş planlaşdırma prosedurları sayəsində işçilər artıq işdən kənarda olarkən iş haqqında düşünmək məcburiyyətində qalmayacaqlar.

Hissə 2. İş qrafiki yaratmağın ən yaxşı yolu

İş qrafikini qurmağın ideal yolu onun səmərəli olmasını təmin edən və həm firmanın, həm də onun işçilərinin tələblərinə cavab verən bir neçə kritik elementi ehtiva edir. Budur ümumi bir prosedur.

• Ehtiyaclarınızı Anlayın: İş yükünü, işçilərin mövcudluğunu və iş saatlarını araşdırmaqla başlayın. Hansı saatların ən sıx olduğunu və hansının ən az əhatə dairəsi tələb etdiyini müəyyənləşdirin.
• Aydın gözləntiləri təyin edin: Hər bir işçinin vəzifələrini, məsuliyyətlərini və gözlənilən iş saatlarını müəyyənləşdirin. Hər kəsin onlardan nə gözlədiyini bildiyinə əmin olun.
• Planlaşdırma Alətindən istifadə edin: Planlaşdırmadan istifadə edərək cədvəlinizi yaradın və idarə edin iş axını proqramı və ya Excel, MindOnMap və Word kimi alətlər. Bu alətlər prosesin avtomatlaşdırılmasına və səhvlərin azaldılmasına kömək edə bilər.

Hissə 3. İş qrafiki üçün diaqramları necə çəkmək olar

Bu məqalənin ikinci hissəsində iş qrafiki yaratmağın ən yaxşı yolunu müzakirə etdik. Üçüncü nöqtədə, bizə əla planlaşdırma alətindən istifadə etməyi xatırlatdılar. Bununla da komanda sizin üçün mükəmməl aləti tövsiyə etdi: inanılmaz MindOnMap. Bu çox yönlü zehni xəritəçəkmə aləti iş qrafikinizin diaqramını asanlıqla çəkməyə kömək edə biləcək funksiyalar təklif edir.

MindOnMap bizə iş qrafiki kimi müxtəlif diaqramlar və diaqramlar yaratmağa kömək edə biləcək inanılmaz dərəcədə geniş funksiyalar təklif edir. Bu, vaxtımızı idarə etməyə kömək edə bilər. Bundan əlavə, əgər siz menecersinizsə, o zaman komandamızın iş qrafiklərini vizual olaraq cəlbedici bir yanaşma ilə təqdim etmək üçün bu alətdən istifadə edə bilərik. İndi bunun necə mümkün ola biləcəyinə baxaq.

Bu sadə addımlar sizə iş qrafikini vizual şəkildə göstərə bilər. İndi biz alətin effektiv olduğunu görə bilərik və həqiqətən bizə lazım olanı vizuallaşdırmağa kömək edə bilər. İstəyirsinizsə, bu şablonlardan istifadə edin və öz istəyinizə uyğun olaraq iş qrafikini düzəldin.

Hissə 4. İş qrafikinin növləri

Hər firmanın fərqli tələbləri var və doqquzdan beşə qədər cədvəl yalnız bəziləri üçün uyğundur. 24 saatlıq işçi heyəti tələb edən və ya həll etmək üçün digər aktual problemləri olan müəssisələr məhsuldarlığı artırmaq üçün tez-tez növbələrdən istifadə edirlər. Ən məşhur növləri iş axını cədvəlləri aşağıda heç bir xüsusi ardıcıllıqla göstərilmir:

Dupont Shift Cədvəli

Dupont növbə cədvəli polis bölmələri, səhiyyə müəssisələri və digər 24 saatlıq müəssisələr arasında populyardır. Bu planda 12 saatlıq iki növbədə işləyən dörd fərqli komanda var. Gündüz və gecə növbələri dörd həftəlik növbə ilə planlaşdırılır. Dörd həftə ərzində Dupont cədvəli üzrə personal aşağıdakı kimi işləyəcək.

• Bir gün istirahət.
• Üç gecə növbəsi
• Üç gün istirahət.
• Dörd gecə növbəsi
• Üç gün istirahət.
• Üç günlük növbələr.
• Dörd günlük növbələr.
• Yeddi gün istirahət.

2-2-3 Cədvəl

2-2-3 cədvəli 24 saatlıq işçi heyəti tələb edən sektorlar üçün də məşhur seçimdir. Bu sistem, hər bir işçinin hər gün 12 saatlıq növbə ilə işlədiyi mərhələli, 28 günlük rotasiya dövrü tətbiq edir. Dörd komanda üçün tipik cədvəl aşağıdakı kimidir.

• İki günlük növbələr.
• İki gün istirahət.
• Üç günlük növbələr.

Tam iş qrafiki

Tam ştatlı iş qrafiki fərdlərdən həftədə normal 40 ilə 50 saat arasında dəyişən gündə səkkiz ilə on saat arasında işləməyi tələb edir. Uzun iş saatlarını nəzərə alaraq, tam ştatlı işçilər adətən iş yerlərindən müxtəlif üstünlüklər əldə edirlər. Bunlara tez-tez sağlamlıq sığortası, xəstəlik məzuniyyəti və pensiya planları daxildir.

Əksər tam iş qrafiklərinə hər gün eyni növbə daxildir. Növbələr dəyişir, lakin işçilər çox vaxt həftədə 34-40 saat işləyirlər. Azad olunmayan, tam ştatlı işçilər 40 saatdan çox işlədikdə əlavə iş vaxtı ödənilir. Maaşlı komanda üzvləri daha çox pul qazansalar da, əlavə işdən kənarda qalırlar.

Sərbəst iş qrafiki

Müqavilə və ya müstəqil işçilər sərbəst iş qrafiklərindən istifadə edirlər. Bu işçilər tez-tez layihələri tamamlanana qədər əvvəlcədən müəyyən edilmiş qrafik olmadan işləyirlər. Müəyyən hallarda hökumətlər bizneslərə frilanserin nə vaxt və ya harada işlədiyini idarə etməyi qadağan edir.

Part-time İş qrafiki

Part-time işçilərin iş qrafikləri tam ştatlı işçi üçün yerin tələblərinə cavab vermir. ABŞ-da işçilərin həftədə 30 və ya daha az zəmanətli saatları var. Onların iş qrafiki vaxtaşırı dəyişdirilə bilər ki, əlavə və ya hətta əlavə iş saatları daxil olsun.

Hissə 5. İş Cədvəlini Necə Yaratmaq haqqında Tez-tez verilən suallar