مناقشة مستفيضة حول عملية إدارة المشتريات

ما هي عملية الشراء؟ حسنًا، في الأعمال التجارية، من الضروري أن تكون على دراية بعملية الحصول على الخدمات وشرائها. إنه جزء كبير من نجاح الأعمال. لذا، لمعرفة المزيد حول هذه العملية، يمكنك قراءة كل شيء من هذه المقالة. سنقدم لك التعريف الكامل لعملية الشراء ومراحلها والخطوات العامة. مع ذلك، تعال هنا حيث نقدم جميع البيانات التي تحتاجها حول المناقشة.

• الجزء 1. ما هي عملية الشراء
• الجزء 2. أنواع عملية الشراء
• الجزء 3. مراحل عملية الشراء
• الجزء 4. خطوات عملية الشراء
• الجزء 5. الأسئلة الشائعة حول عملية الشراء

الجزء 1. ما هي عملية الشراء

تدفق عملية الشراء هو عملية شراء الخدمات والحصول عليها. عادةً ما يكون ذلك لأغراض تجارية. وهو مرتبط أكثر بالأعمال التجارية لأن المنظمات يجب أن تطلب شراء السلع أو الخدمات. بالإضافة إلى ذلك، فهو يشمل عملية الشراء بأكملها وهو أمر مهم للمؤسسات التي تؤدي إلى قرار الشراء الأخير والدقيق. يمكن أن تتطلب عملية الشراء جزءًا من موارد المنظمة لإدارتها. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تكون عملية الشراء ضرورية لنمو الأعمال ونجاحها. إذا كنت في وضع يسمح لك بالحصول على الخدمات والسلع، أو إدارة الشؤون المالية، أو مراجعتها، فأنت جزء من عملية الشراء. إن الحصول على نظرة ثاقبة لذلك يمكن أن يرشدك إلى النجاح في دورك المهني. علاوة على ذلك، فهو مهم للأعمال لأنه أحد العوامل التي يمكن أن تؤثر على الربح والادخار والإنفاق. في الواقع، تقوم الشركات بتقييم عملية الشراء. هو إجراء التغييرات والتعديلات اللازمة لتحقيق هدف أو هدف العمل. هدفها الأساسي هو تحقيق الكفاءة والقيمة مع تأمين الخدمات والسلع.

الجزء 2. أنواع عملية الشراء

1. الشراء المباشر

النوع الأول من الشراء هو الشراء المباشر. يتعلق الأمر بالحصول على الخدمات والمواد والسلع التي يمكن للمنظمة تحقيق الربح. يتم ذلك من خلال إنتاج إعادة البيع أو المنتج النهائي. الغرض الرئيسي من الحصول على هذه العناصر هو تعزيز العلاقات المستمرة مع الموردين والشركات الأخرى. وبهذه الطريقة، يمكنهم مواصلة التعلم والنمو.

2. المشتريات غير المباشرة

في المشتريات غير المباشرة، يتعلق الأمر بالحصول على المواد والسلع والخدمات المستخدمة داخليًا. هو لدعم العمليات اليومية. وتشمل المشتريات غير المباشرة اللوازم المكتبية والمواد القابلة للتلف والأثاث والمركبات. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن هذا النوع من المشتريات شراء العناصر الضرورية للعمليات اليومية.

3. شراء الخدمات

في هذا النوع من المشتريات، يتناول الحصول على الخدمات القائمة على الأشخاص. اعتمادًا على المنظمة، قد يشمل ذلك المقاولين الأفراد، وشركات المحاماة، والعمالة الطارئة، والخدمات الأمنية، والمزيد. يمكن أن يشمل الغرض من الحصول على هذه الخدمات أيضًا سد فجوة الخدمة ومنح الموظفين الوقت الكافي.

4. شراء البضائع

المشتريات الجيدة تتعلق بشراء العناصر المادية. ومع ذلك، يمكن أن يتضمن ذلك أيضًا عناصر مثل اشتراكات البرامج. يعتمد الشراء الفعال للسلع على ممارسات إدارة سلسلة التوريد الرائعة.

الجزء 3. 3 مراحل عملية الشراء

في عملية إدارة المشتريات هناك ثلاث مراحل رئيسية:

مرحلة التوريد

تتضمن هذه المرحلة تحديد الحاجة إلى الخدمات أو المنتجات. يتعلق الأمر أيضًا بالبحث عن الموردين المحتملين.

تحديد الحاجة - من الضروري تحديد الحاجة إلى خدمة أو منتج. قد يتم تشغيله بواسطة مشروع معين لتعزيز الكفاءة.

اطلب عروض الموردين - سيبحث الفريق عن الموردين المحتملين. يجب أن يتضمن الاقتراح بيانات تتعلق بتجربة الموردين والشروط والتسعير والمزيد.

حدد المورد - سيقوم فريق المشتريات باختيار المورد المؤهل.

مرحلة الشراء

في هذه المرحلة، يتضمن تقديم الطلب مع المورد المختار. يتعلق الأمر بإجراء مفاوضات حول شروط العقد.

ناقش الشروط والأحكام - سيقوم الفريق والمورد بمناقشة الشروط والأحكام. يتضمن التسعير وشروط الدفع والتسليم ومعلومات أكثر أهمية.

إدارة أمر الشراء - سيقوم الفريق بالتعامل مع أمر الشراء طوال إجراءات التنفيذ. أنها تنطوي على مراقبة الشحنة. إنه التأكد من أن الخدمة والمنتج يلبيان المواصفات ويحلان أي مشكلة.

مرحلة الاستلام

المرحلة تدور حول تلقي السلع والخدمات. تتعلق المرحلة أيضًا بالتحقق من الجودة ومعالجة الدفع.

الحصول على الخدمات والسلع - عندما يتم شحن المنتجات، سيقوم القسم بفحصها للتأكد من أنها موضحة في أمر الشراء.

عملية الدفع - بعد معاينة السلع والخدمات، ستتم معالجة الدفع.

حفظ السجلات - ستحتفظ المنظمة بسجل لكل شيء في عملية الشراء. هذه السجلات مفيدة لأغراض التدقيق.

الجزء 4. خطوات عملية الشراء

1. تحديد الاحتياجات

تبدأ العملية بالحاجة إلى الخدمات والسلع. يمكن أن تكون حاجة داخلية، وهي تتعلق بالمواد اللازمة لإدارة الأعمال. كما يمكن أن تكون خارجية، وهي المادة التي ستبيعها المنظمة. تتضمن هذه الخطوة أيضًا تحديد الميزانية.

2. اختيار البائعين

هذه المرحلة تدور حول تحديد مصادر البائعين. ويتضمن معرفة قدرتهم على تقديم أفضل جودة وقيمة. عند اختيار البائع، لا يتعلق الأمر بمنتجه عالي الجودة. شيء آخر يجب مراعاته هو سمعة البائع.

تقديم طلب الشراء

والخطوة التالية هي تقديم طلب الشراء. هو الحصول على موافقة داخلية لإجراء عملية شراء. يتضمن ذلك عمل نموذج طلب شراء وتمريره إلى القسم المسؤول عن الشؤون المالية.

4. قم بعمل طلب الشراء

عندما تتم الموافقة على طلب الشراء بالفعل، سيقوم الفريق بإرسال أمر الشراء إلى البائع. فهو يحتوي على كافة البيانات التي يحتاج البائع إلى تسليمها وتنفيذها، بالإضافة إلى شروط الدفع.

5. الحصول على السلع والخدمات

بعد تأكيد أمر الشراء، سيتمكن البائع من تسليم الخدمات والسلع المطلوبة.

6. معالجة الفاتورة

سيرسل البائع للمشتري فاتورة توضح ما يتضمنه الطلب. كما يؤكد البيع والدفع المستحق.

7. الدفع

بعد استلام الفاتورة والطلب، سيقوم فريق الحسابات الدائنة بمعالجة الفاتورة للدفع.

8. سجل للتدقيق

بعد العملية برمتها، من المهم تسجيل كل شيء للتدقيق. بهذه الطريقة، يمكنك تتبع كل شيء، بما في ذلك الميزانية والمدفوعات والعمليات الأخرى.

عند إجراء مخطط انسيابي لعملية الشراء، من المهم استخدام أداة ممتازة مثل MindOnMap. تحتاج العملية إلى عناصر مرئية مختلفة لفهم العملية. ويشمل الأشكال والنصوص والتصميمات وغيرها الكثير. لحسن الحظ، يمكن لـ MindOnMap تقديم كل ما تحتاجه. ويمكنه أيضًا تقديم طريقة سهلة لإنشاء العملية. علاوة على ذلك، يمكن للأداة توفير واجهة المستخدم الأكثر وضوحًا. بهذه الطريقة، يمكن لأي شخص استخدام الأداة دون أي مشاكل. علاوة على ذلك، يمكنك حفظ عملية الشراء النهائية الخاصة بك بمجموعة واسعة من التنسيقات. يمكنك حفظ الإخراج إلى JPG، PNG، PDF، وكذلك على حساب MindOnMap الخاص بك. لذا، إذا كنت تبحث عن أداة موثوقة لإجراء عملية الشراء، فمن الأفضل أن تفكر في استخدام MindOnMap. لمزيد من التفاصيل، راجع البرامج التعليمية أدناه.

الجزء 5. الأسئلة الشائعة حول عملية الشراء