ما هي مصفوفة أيزنهاور وكيفية استخدامها بفعالية
الإدارة الفعالة للوقت هي مفتاح النجاح، خاصة في عالمنا سريع الخطى. وبالتالي، يعد إنشاء قائمة مهام أمرًا ضروريًا لإنجاز جميع أعمالك. الآن، أصبحت Eisenhower Matrix أداة شائعة لإدارة المهام. وهكذا، إذا كنت تريد استخدامه لتلبية احتياجاتك، استمر في قراءة هذا الدليل. هنا، سوف نقدم ما هو كل شيء عن مصفوفة أيزنهاور. بهذه الطريقة، ستفهم الغرض منها بشكل أفضل. بعد ذلك، سنقوم بالتدريس كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور باتباع الدليل البسيط. أخيرًا، قمنا بإدراج 2 من أفضل الأدوات التي يمكنك استخدامها لإنشاء مصفوفة أيزنهاور.
- الجزء 1. ما هي مصفوفة أيزنهاور
- الجزء 2. كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور
- الجزء 3. كيفية صنع مصفوفة أيزنهاور
- الجزء 4. الأسئلة الشائعة حول كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور
الجزء 1. ما هي مصفوفة أيزنهاور
مصفوفة أيزنهاور هي طريقة لترتيب المهام على أساس أهميتها وإلحاحها. إنها طريقة سُميت على اسم دوايت د. أيزنهاور. وهو الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة. وهو معروف أيضًا بمهاراته الاستثنائية في إدارة الوقت. وهكذا، أصبحت مصفوفة أيزنهاور أداة قوية لتحديد الأولويات وإدارة الوقت. لأنه يوفر إطارا للأفراد لاتخاذ قرارات مستنيرة. وبهذه الطريقة، سيعرفون أين يوجهون جهودهم. بالإضافة إلى ذلك، فهو يتيح لهم التركيز على المهام المهمة حقًا. لذا، في النهاية، يمكنهم تحقيق نهج أكثر فعالية وتوازنًا لإدارة الوقت.
وبعد التعرف على هذه الطريقة انتقل إلى الجزء التالي لتتعرف على كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور.
الجزء 2. كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور
أولاً، عليك أن تفهم أن مصفوفة أيزنهاور مقسمة إلى أربعة أرباع. ستبدأ بأربعة صناديق فارغة، اثنان في اثنين. لذا، عليك تسمية هذه الأرباع بناءً على ما يلي:
الربع الأول (أعلى اليسار): المهام الهامة والعاجلة.
الربع الثاني (أعلى اليمين): مهام مهمة ولكنها ليست عاجلة.
الربع الثالث (أسفل اليسار): عاجل ولكنه غير مهم.
الربع الرابع (أسفل اليمين): ليس عاجلاً ولا مهماً.
قبل تعلم كيفية إنشاء مصفوفة أيزنهاور في برنامج Excel أو أدوات أخرى، إليك كيفية استخدامها:
1. قائمة المهام وتعيين الأولويات
ابدأ بتجميع قائمة بجميع المهام التي تحتاج إلى إنهائها. قد تتضمن قائمتك مشاريع متعلقة بالعمل أو أهدافًا شخصية أو أي أنشطة أخرى. قم بتقييم كل مهمة على أساس مدى إلحاحها وأهميتها. صنف كل مهمة في أحد الأرباع الأربعة المذكورة أعلاه.
2. تعامل مع المهام في الربع 1
تتطلب المهام في الربع الأول اهتمامًا فوريًا. ركز على إكمال هذه المهام على الفور. بهذه الطريقة، ستمنعهم من التحول إلى أزمات.
3. جدول الربع 2
تخصيص الوقت للمهام في الربع الثاني. على الرغم من أنها ليست عاجلة، إلا أن هذه المهام تساهم بشكل كبير في تحقيق أهدافك. يضمن التخطيط والجدولة حصولهم على الاهتمام قبل أن يصبحوا عاجلين.
4. تفويض أو تحديد الربع 3
يمكن تفويض المهام في الربع 3 إن أمكن. حيث أن هذه المهام عاجلة ولكنها ليست ذات أهمية شخصية. إذا لم يكن التفويض خيارًا، فقلل من الوقت الذي تقضيه في هذه المهام.
5. قم بإلغاء المهام الموجودة في الربع الرابع.
تقييم ما إذا كانت المهام في الربع الرابع ضرورية. إذا لم يكن الأمر كذلك، قم بإزالتهم أو تفويضهم. إذا كانت مساهمتهم قليلة القيمة، فأعد النظر في مكانهم في أولوياتك.
الجزء 3. كيفية صنع مصفوفة أيزنهاور
الخيار 1. MindOnMap
لإظهار مصفوفة أيزنهاور الخاصة بك في تمثيل مرئي، هناك الكثير من الأدوات التي يمكنك استخدامها. ومع ذلك، وبالنظر إلى هذه الأمور، قد يكون من الصعب اختيار واحدة منها. مع ذلك، ننصحك باستخدام MindOnMap. وهو برنامج على شبكة الإنترنت يمكنك استخدامه لإنشاء الرسوم البيانية المختلفة. والآن أصبح متاحًا أيضًا دون الاتصال بالإنترنت عن طريق تنزيل إصدار التطبيق الخاص به. وبصرف النظر عن ذلك، توفر الأداة العديد من الميزات لمساعدتك على تصور الرسم التخطيطي الخاص بك. يتضمن تخطيطات مختلفة يمكنك استخدامها، مثل المخطط الهيكلي والمخطط الانسيابي والمخطط التنظيمي والمزيد. كما أنه يوفر العديد من الرموز والموضوعات والشروحات الفريدة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك حتى إدراج الروابط والصور. مما يتيح لك المزيد من الخيارات لتخصيص عملك. وأخيرًا، يمكنك إنشاء أي مصفوفة هنا، بما في ذلك مصفوفة أيزنهاور. هيريس كيفية القيام بذلك:
انقر فوق الزر تنزيل مجاني أدناه للحصول على MindOnMap على جهازك.
تحميل آمن
تحميل آمن
الآن، تأكد من إنشاء حساب مجاني للوصول الكامل إلى الأداة. بمجرد الوصول إليه، اختر التخطيط الذي تريده من الخيارات المتاحة. يمكنك الاختيار من الخريطة الذهنية، عظم السمكة، خريطة شجرة، مخطط انسيابي، الخ.
بعد ذلك، انقر فوق الشكل الذي تريد إضافته إلى الرسم التخطيطي الخاص بك. قم بتخصيص حجمه وفقًا لاحتياجاتك بمجرد وضعه على القماش. ثم أدخل التفاصيل الخاصة بكل ربع من الأرباع.
عندما تصبح راضيًا عن المصفوفة، يمكنك الآن حفظها. قم بذلك عن طريق الضغط على زر التصدير الموجود على الجانب الأيمن من الأداة. ثم حدد تنسيق الإخراج المطلوب.
الخيار 2. اكسل
يعد Microsoft Excel أداة أخرى توفر طريقة لإنشاء وإدارة مصفوفة أيزنهاور. على الرغم من أنه برنامج جداول بيانات شائع، إلا أنه يمكنك أيضًا استخدامه لأغراض أخرى. باستخدامه، يمكنك تنظيم المهام وتحديد أولويات الأنشطة وتمثيل عبء العمل بشكل مرئي. الآن، نظرًا لأنه شائع، فقد تكون على دراية بكيفية عمله. وبالتالي، قد تجد أيضًا واجهته بديهية. يمكنك أيضا قم بعمل رسم بياني شريطي في Excel. وهكذا، إليك كيفية إنشاء مصفوفة أيزنهاور في برنامج إكسل:
أولاً، قم بتشغيل Microsoft Excel وافتح جدول بيانات جديدًا للبدء. قم بتعيين أعمدة لأسماء المهام والإلحاح والأهمية.
استخدم الخلايا لتمثيل مدى إلحاح وأهمية كل مهمة. ثم أدخل قائمة المهام الخاصة بك في الأعمدة المخصصة.
لتأكيد مهامك بشكل أفضل، يمكنك ملء الخلايا بالألوان المتوفرة في برنامج Excel. انقر فوق الزر "لون التعبئة" لتحديد اللون المطلوب. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تغيير نمط الخط والنص كما يحلو لك.
بمجرد رضاك، احفظ عملك بالنقر فوق علامة التبويب "ملف" في الجزء العلوي. وأخيرا، انقر فوق يحفظ زر لحفظه مباشرة. أو اختر حفظ باسم لتحرير اسم الملف واختيار وجهة الحفظ.
الجزء 4. الأسئلة الشائعة حول كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور
ما هو الغرض من مصفوفة أيزنهاور؟
تعمل مصفوفة أيزنهاور على مساعدة الأفراد على تحديد أولويات المهام. فهو يتيح لهم تصنيف المهام على أساس الإلحاح والأهمية. وبالتالي، فإنها تمكنهم من إدارة الوقت واتخاذ القرارات بشكل فعال.
ما هي طريقة ABC أيزنهاور؟
طريقة ABC أيزنهاور هي نسخة مبسطة من مصفوفة أيزنهاور. إنها أيضًا طريقة تستخدم لجعل إدارة وقتك أكثر فعالية. هذا يعني أن مهامك مصنفة على ABC. أما بالنسبة إلى (أ)، فهذه هي المهام بالغة الأهمية والعاجلة. الآن، B مخصص للمهام المهمة ولكنها ليست عاجلة. أخيرًا، تعتبر مهام لغة C أقل أهمية وغالبًا ما تكون روتينية بطبيعتها.
ما هي مصفوفة أيزنهاور للمديرين التنفيذيين؟
بالنسبة للمديرين التنفيذيين، تعتبر مصفوفة أيزنهاور أداة استراتيجية لإدارة الأولويات عالية المستوى. فهو يساعد في تحديد المهام الحاسمة التي تساهم في تحقيق الأهداف طويلة المدى. وبالتالي، فهو يضمن تخصيص الوقت والموارد بكفاءة لتحقيق النجاح التنظيمي.
ما هي مصفوفة أيزنهاور للطلاب؟
بالنسبة للطلاب، تساعد مصفوفة أيزنهاور في تحديد أولويات المهام الأكاديمية والشخصية. فهو يسمح لهم بالتركيز على المواعيد النهائية العاجلة. ثم خصص وقتًا للمهام المهمة ولكن غير العاجلة. وقد تشمل مشاريع طويلة الأجل وتجنب أنشطة إضاعة الوقت. تعزز هذه الطريقة عادات الدراسة الفعالة ومهارات إدارة الوقت.
استنتاج
لقد تعلمت الآن كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور من خلال هذا الدليل. ليس هذا فحسب، بل لقد اكتشفت أن هناك طرقًا لتمثيل المصفوفة بشكل مرئي. ومع ذلك، إذا كنت تبحث عن طريقة مباشرة، نقترح عليك استخدام MindOnMap. تضمن لك الأداة أيضًا أنك لن تفقد أي بيانات مهمة أثناء التحرير. وذلك لأنه يوفر ميزة الحفظ التلقائي بعد التوقف عن التشغيل عليه في ثوانٍ معدودة. لذلك، لن يكون هناك ما يدعو للقلق عند إنشاء مصفوفة أيزنهاور أو غيرها من المخططات والمصفوفات.
