كيفية إعداد جدول عمل لإدارة الوقت بفعالية

بصفتك مديرًا، لا شك أن لديك مهمة تطوير جداول العمل ومراقبة ساعات عمل عمالك. ورغم أن هذه المهمة لا تستغرق وقتًا طويلاً، إلا أنه يتعين عليك إكمالها بشكل صحيح ونحن هنا لإرشادك في هذا الشأن. لذا، إذا كنت تتساءل من أين تبدأ؟ فمن المحتمل أن يكون لديك الكثير من الأسئلة، وخاصة إذا كنت جديدًا في إدارة الفريق. مخاوف بشأن ما يشكل جدول عمل مثالي. دون أي مناقشة أخرى، دعنا نبدأ الآن هذا الدليل بينما نعلمك كيفية إنشاء جدول عمل بالطرق المشتركة والأفضل.

• الجزء 1. لماذا يجب إنشاء جدول عمل؟
• الجزء الثاني: أفضل طريقة لإنشاء جدول عمل
• الجزء 3. كيفية رسم مخططات لجدول العمل
• الجزء الرابع: أنواع جداول العمل
• الجزء 5. الأسئلة الشائعة حول كيفية إنشاء جدول العمل

الجزء 1. لماذا يجب إنشاء جدول عمل؟

إن إنشاء جدول عمل ثابت والالتزام به أمر ضروري لإدارة عمل ناجح، سواء كان كبيرًا أو صغيرًا. وبهذه الطريقة، يفهم كل فرد في فريقك متى من المتوقع أن يعمل. ويمكن لأعضاء فريقك بعد ذلك التخطيط لجداول عملهم أو تبديل نوبات العمل للموظفين مسبقًا لتجنب التغيب عن العمل أو نقص الموظفين. يوفر جدول العمل الأمثل لمؤسستك فوائد مختلفة، بما في ذلك:

• انخفاض معدل دوران الموظفين: يفهم الموظفون متى يتعين عليهم العمل وقد يتمكنون من إدارة أموالهم وحياتهم الشخصية بشكل مناسب. عند العمل وفقًا لجدول زمني غير منتظم، يكون التخطيط الدقيق أمرًا ضروريًا.
• تحسين إنتاجية الموظفين: حدد جدولًا زمنيًا لإتمام الأنشطة. كما تسهل جداول العمل تحديد المشكلات الصحية والمشاكل المتعلقة بوصول الموظفين متأخرين.
• الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة: يؤدي جدول العمل غير المؤكد أحيانًا إلى قيام الموظفين بالعمل كثيرًا وإهمال حياتهم الشخصية. وبفضل إجراءات الجدولة المحسنة، لن يضطر الموظفون بعد الآن إلى التفكير في العمل أثناء غيابهم عن العمل.

الجزء الثاني: أفضل طريقة لإنشاء جدول عمل

تتضمن الطريقة المثالية لبناء جدول العمل بعض العناصر الأساسية التي تضمن كفاءته وتلبية متطلبات الشركة وموظفيها. فيما يلي إجراء شائع.

• فهم احتياجاتك: ابدأ بفحص حجم العمل ومدى توفر الموظفين وساعات العمل. حدد الساعات الأكثر ازدحامًا والتي تتطلب أقل قدر من التغطية.
• حدد توقعات واضحة: حدد مهام كل موظف ومسؤولياته وساعات العمل المتوقعة له. تأكد من أن الجميع يعرفون ما هو متوقع منهم.
• استخدم أداة الجدولة: إنشاء جدولك وإدارته باستخدام الجدولة برنامج سير العمل أو أدوات مثل Excel وMindOnMap وWord. يمكن أن تساعد هذه الأدوات في أتمتة العمليات والحد من الأخطاء.

الجزء 3. كيفية رسم مخططات لجدول العمل

في الجزء الثاني من هذه المقالة، ناقشنا أفضل طريقة لإنشاء جدول عمل. وفي النقطة الثالثة، تم تذكيرنا باستخدام أداة جدولة رائعة. وبهذا، أوصى الفريق بالأداة المثالية لك: أداة جدولة العمل الرائعة MindOnMapتوفر أداة رسم الخرائط الذهنية متعددة الاستخدامات هذه ميزات يمكنها مساعدتك في رسم مخطط جدول عملك بسهولة.

يقدم MindOnMap ميزات واسعة النطاق بشكل لا يصدق يمكنها مساعدتنا في إنشاء مخططات ورسوم بيانية مختلفة، مثل جدول العمل. ويمكنه مساعدتنا في إدارة وقتنا. بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت المدير، فيمكننا استخدام هذه الأداة لعرض جداول عمل فريقنا بطريقة جذابة بصريًا. دعنا نرى الآن كيف يمكن تحقيق ذلك.

يمكن أن تمنحك هذه الخطوات البسيطة تصورًا لجدول العمل. يمكننا الآن أن نرى أن الأداة فعّالة ويمكنها حقًا أن تساعدنا في تصور ما نحتاج إليه. إذا أردت، استخدم هذه القوالب وقم بتحرير جدول العمل وفقًا لإرادتك.

الجزء الرابع: أنواع جداول العمل

لكل شركة متطلباتها الخاصة، وجدول العمل من التاسعة صباحًا إلى الخامسة مساءً لا يناسب إلا بعض الشركات. فالشركات التي تتطلب موظفين على مدار الساعة أو لديها قضايا ملحة أخرى لحلها تستخدم نظام المناوبات بشكل متكرر لزيادة الإنتاجية. وأكثر أنواع المناوبات شيوعًا هي: جداول سير العمل تظهر أدناه دون ترتيب معين:

جدول ورديات دوبونت

يعد جدول نوبات العمل في شركة دوبونت شائعًا بين مراكز الشرطة ومرافق الرعاية الصحية وغيرها من الشركات التي تعمل على مدار الساعة. تتضمن هذه الخطة أربعة فرق مميزة تعمل في نوبتين مدتهما 12 ساعة. يتم جدولة نوبات العمل النهارية والليلية على مدار أربعة أسابيع. على مدار أربعة أسابيع، سيعمل الموظفون في جدول دوبونت على النحو التالي.

• يوم عطلة واحد.
• ثلاث نوبات ليلية
• ثلاثة أيام عطلة.
• أربع نوبات ليلية
• ثلاثة أيام عطلة.
• نوبات عمل لمدة ثلاثة أيام.
• نوبات العمل لمدة أربعة أيام.
• سبعة أيام عطلة.

جدول 2-2-3

كما يعد جدول 2-2-3 خيارًا شائعًا للقطاعات التي تتطلب موظفين على مدار 24 ساعة. يستخدم هذا النظام دورة تناوب تدريجية مدتها 28 يومًا، حيث يعمل كل موظف في نوبات مدتها 12 ساعة كل يوم. يسير الجدول النموذجي لأربعة فرق على النحو التالي.

• ورديتان لمدة يومين.
• يومين إجازة.
• نوبات عمل لمدة ثلاثة أيام.

جدول العمل بدوام كامل

يتطلب جدول العمل بدوام كامل من الأفراد العمل ما بين ثماني إلى عشر ساعات يوميًا، ويتراوح ذلك من 40 إلى 50 ساعة في الأسبوع. ونظرًا لساعات العمل الطويلة، يتلقى الموظفون بدوام كامل عادةً مجموعة متنوعة من المزايا من مكان عملهم. وغالبًا ما تشمل هذه المزايا التأمين الصحي، والإجازات المرضية، وخطط التقاعد.

تتضمن معظم جداول العمل بدوام كامل نفس الوردية كل يوم. وتختلف الورديات، لكن الموظفين يعملون غالبًا من 34 إلى 40 ساعة كل أسبوع. ويتقاضى الموظفون بدوام كامل غير المعفيين أجرًا إضافيًا عن ساعات العمل الإضافية عندما يعملون أكثر من 40 ساعة. أما أعضاء الفريق الذين يتقاضون رواتب، على الرغم من كسبهم المزيد من المال، فيتم استبعادهم من ساعات العمل الإضافية.

جدول العمل المستقل

يستخدم العاملون المتعاقدون أو المستقلون جداول العمل المستقلة. وغالبًا ما يعمل هؤلاء الموظفون دون جدول زمني محدد مسبقًا حتى اكتمال مشاريعهم. وفي حالات معينة، تمنع الحكومات الشركات من تحديد وقت أو مكان عمل العامل المستقل.

جدول العمل بدوام جزئي

لا تلبي جداول عمل الموظفين بدوام جزئي متطلبات الموقع للموظف بدوام كامل. في الولايات المتحدة، يتمتع الموظفون بـ 30 ساعة عمل مضمونة أو أقل في الأسبوع. قد يتغير جدول عملهم أحيانًا ليشمل ساعات عمل إضافية أو حتى ساعات عمل إضافية.

الجزء 5. الأسئلة الشائعة حول كيفية إنشاء جدول العمل